【例文10選】退職理由の伝え方ガイド｜円満退職できる本音と建前の使い分け

「退職を決意したものの、上司にどう伝えればいいか分からない…」
「人間関係が理由だけど、正直に話していいんだろうか？」

退職を決めた後、多くの人が直面するのが、この「伝え方」の悩みです。

伝え方一つで、円満に退職して次のキャリアへ進めるか、気まずい思いをしたり、トラブルになったりするかが大きく変わってしまいます。

ご安心ください。この記事を読めば、あなたの状況に合わせた最適な退職理由の伝え方が分かり、円満退職への道筋がはっきりと見えてきます。

本記事では、キャリアコンサルタントの知見や法的な根拠に基づき、理由別の例文だけでなく、退職を伝えるタイミングやNG行動、強い引き止めへの対処法まで、2025年の最新情報に基づいて網羅的に解説します。

もう退職理由の伝え方で迷わない、あなたのための完全ガイドです。

この記事でわかること（2025年完全版）

• あなたの本音に合わせた「円満退職できる伝え方」の例文
• 退職を伝える前に必ずやるべき5つの準備
• 言ってはいけないNGな伝え方と、その理由
• 厄介な引き止めをスマートにかわす具体的な対処法
• 退職を伝えるタイミングと、退職日までの正しい手順

退職を伝える前に！円満退職を実現する5つの基本原則

退職交渉をスムーズに進めるためには、準備が9割です。なぜ「伝え方」が重要なのか、退職交渉の前提となる心構えや準備を解説し、あなたの成功確率を高めます。

原則1：退職意思は「相談」ではなく「報告」として伝える

最も重要な心構えは、「退職の意思は固まっている」という姿勢で臨むことです。

「辞めようか迷っていて…」といった「相談」の形で切り出すと、上司に「引き止めれば考え直すかもしれない」という期待を抱かせ、交渉が長引く原因になります。

「退職させていただきたく、ご報告にまいりました」と、明確な「報告」として伝えましょう。

原則2：ネガティブな本音は「ポジティブな建前」に変換する

給与や人間関係への不満が本音だとしても、それをストレートに伝えるのは得策ではありません。

会社の不満を伝えても、状況が改善されることは稀ですし、単に「文句を言って辞めていく人」という印象を残すだけです。

「自己成長のため」「新しい分野に挑戦したい」といった、前向きで個人的な理由を「建前」として用意することが、円満退職の鍵です。（出典: job.kiracare.jp) [11]

原則3：会社の就業規則（告知期間）を必ず確認する

法律（民法627条1項）では、退職の申し出から2週間で雇用契約を終了できると定められています。（出典: onehr.jp) [9]

しかし、多くの会社では「退職の際は1ヶ月前までに申し出ること」といった就業規則を設けています。

円満退職を目指すなら、法的な権利を主張する前に、まずは会社のルールを確認し、尊重する姿勢が大切です。

原則4：繁忙期を避け、1〜2ヶ月前には伝える

引き継ぎや人員補充にかかる期間を考慮し、退職希望日の1〜2ヶ月前に伝えるのが、社会人としての一般的なマナーです。

会社の繁忙期や、大きなプロジェクトの途中などは避け、上司が時間を取りやすい時期を見計らって伝えましょう。（出典: onehr.jp) [9]

原則5：退職日までの引き継ぎ計画を準備しておく

「辞めます」と伝えるだけでなく、「後任の方には、私が担当している業務をこのように引き継ぎます」という具体的な計画を準備しておくと、上司も安心し、あなたの責任感の強さを示すことができます。

担当業務のリスト、マニュアルのありか、取引先の連絡先などをまとめた簡単な資料を用意しておくと、話がスムーズに進みます。

【5ステップで解説】上司への伝え方と退職日までの完璧な流れ

具体的な行動計画を5つのステップで解説します。この通りに進めれば、迷うことなく円満退職を実現できます。

ステップ1：直属の上司に「お話があります」とアポを取る

退職意思を最初に伝える相手は、必ず直属の上司です。同僚や先輩、他部署の上司に先に話すのはマナー違反です。（出典: portal.yagish.jp) [20]

廊下や執務室で立ち話をするのではなく、「少し長めにお時間をいただきたいのですが、よろしいでしょうか」と、1対1で話せる会議室などの場をセッティングしてもらいましょう。

ステップ2：会議室など1対1で話せる場で退職意思を伝える

アポイントを取った日時に、改めて退職の意思を伝えます。

「本日はお時間をいただきありがとうございます。突然のご報告で大変恐縮ですが、一身上の都合により、退職させていただきたく考えております。」

このように、まずは結論から簡潔に伝え、その後、用意した退職理由（建前）を説明します。

ステップ3：退職日を相談・決定し、退職届を提出する

上司の合意が得られたら、具体的な退職日を相談します。

業務の引き継ぎ期間を考慮し、会社側の事情も聞いた上で、最終的な退職日を決定します。

退職日が確定したら、会社の規定に従って「退職届」を提出します。退職理由は「一身上の都合により」と記載するのが一般的です。（出典: laws.e-gov.go.jp) [10]

ステップ4：後任者への引き継ぎを責任をもって行う

退職日までの期間は、責任をもって引き継ぎ業務にあたります。

後任者が決まったら、作成しておいた引き継ぎ資料をもとに、丁寧に業務内容を説明しましょう。

不明点があればいつでも対応する姿勢を見せることで、会社からの信頼を最後まで保つことができます。

ステップ5：関係各所への挨拶と私物の整理

最終出社日には、お世話になった社内の人々へ挨拶回りをします。

取引先など社外の関係者へは、後任者を紹介し、今後の体制について説明しておきましょう。

デスク周りの私物を整理し、会社からの貸与品（PC、社員証など）を返却すれば、全ての手続きは完了です。

【本音の理由別】もう迷わない！円満退職できる伝え方の建前例文10選

あなたの本音の退職理由に合わせて、円満退職を実現するための「建前」の伝え方を、具体的な例文とともに10個紹介します。ご自身の状況に最も近いものを参考に、あなただけの一貫した退職ストーリーを組み立ててください。

Case1：人間関係・社風が理由の場合

人間関係の不満は、最も伝えにくい退職理由の一つです。人のせいにせず、自分自身の成長に焦点を当てて説明するのがポイントです。

例文1：
「現在のチームでは〇〇という業務を通じて多くのことを学ばせていただきました。この経験を活かし、今後はより多様なバックグラウンドを持つ方々と連携しながら、自身のコミュニケーション能力をさらに高めていきたいと考えております。そのため、新たな環境に挑戦することを決意いたしました。」

Case2：給与・待遇が理由の場合

給与への不満をストレートに伝えると、お金だけの問題だと思われがちです。評価制度と自身の成長を結びつけて話すと、前向きな印象になります。

例文2：
「現職では、年功序列的な評価制度の中で、自身の成果がどのように貢献しているのか実感しにくい部分がございました。今後は、成果がより正当に評価される環境に身を置き、自身のスキルアップと事業への貢献を両立させたいと考えております。」（出典: doda.jp) [12]

Case3：キャリアアップ・仕事内容が理由の場合

これは最もポジティブで、会社側も納得しやすい理由です。現職への感謝を伝えることを忘れないようにしましょう。

例文3：
「〇〇部での業務を通じて、□□という分野への関心が深まりました。会社には大変感謝しておりますが、今後はこの分野での専門性をより一層高めていきたく、転職を決意いたしました。」（出典: note.com) [15]

例文4：
「新しい分野に挑戦したく、退職を決意しました。現職で培ったスキルを基に、未経験の領域で自身の可能性を試したいと考えております。」

例文5：
「今後は専門知識をさらに深め、社会により貢献できる環境に身を置きたいと考えております。そのために、一度現在の職務から離れ、新たな学習に専念する時間が必要だと判断いたしました。」

例文6：
「自身の目標達成のため、より高度な経験を積める職場環境を希望するようになりました。現職で得た学びを次のステップで活かしたいと考えております。」

Case4：体調不良・家庭の事情が理由の場合

プライベートな事情は、深く説明しすぎる必要はありません。会社の責任を追及するニュアンスは避け、自身の問題として簡潔に伝えましょう。

例文7：
「大変申し上げにくいのですが、ここ数ヶ月、体調が優れない日が続いております。医師とも相談した結果、一度仕事から離れ、療養に専念すべきだという結論に至りました。ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが、退職させていただきたく存じます。」（出典: changejob.karu-keru.com) [17]

例文8：
「誠に勝手ながら、家庭の事情で現職を続けることが困難になりました。家族と話し合った結果、退職を決意いたしました。これまで大変お世話になりました。」

Case5：会社の将来性が不安な場合

会社の将来性への不安は、経営批判と受け取られかねません。自分自身のキャリアプランと結びつけて、ポジティブに伝えましょう。

例文9：
「貴社の事業が変化していく中で、私自身のキャリアプランを改めて見つめ直しました。その結果、私が今後挑戦したいと考えている〇〇の分野は、現在の事業方向性とは少し異なると感じております。自分の専門性を活かせる別のフィールドで挑戦したいと考え、退職を決意いたしました。」

Case6：ワークライフバランスを見直したい場合

働き方への考え方も、立派な退職理由です。今後の人生設計という視点で伝えると、相手も納得しやすくなります。

例文10：
「今後の自身のキャリアとプライベートのバランスを考えた際に、より柔軟な働き方を目指したいと考えるようになりました。現職では難しい部分もあり、この度、退職を決意いたしました。」

これだけはダメ！信頼を失いかねないNGな伝え方ワースト3

良かれと思って言った一言が、あなたの評価を大きく下げてしまうことがあります。ここでは、絶対に避けるべきNGな伝え方を解説します。

NG例1：会社の悪口や不満をぶちまける

「給料が安い」「上司が無能だ」といった不満をぶつけても、何も解決しません。

立つ鳥跡を濁さず。不満が解消されることはなく、業界内で悪い評判が立つリスクさえあります。（出典: co-medical.com) [16]

最後まで感謝の気持ちを忘れずに接することが、あなた自身の未来のためになります。

NG例2：退職届をいきなり叩きつける・直属の上司を飛び越える

何の相談もなく、いきなり退職届を提出したり、直属の上司を無視して人事部やさらに上の役職者に話を通したりするのは、組織のルールを無視した行為です。

お世話になった上司の顔に泥を塗る行為であり、円満退職からは最も遠ざかってしまいます。（出典: note.com) [19]

NG例3：曖昧な態度で引き止めの余地を残す

「辞めようかと思ってまして…」と自信なさげに伝えたり、「〇〇が改善されれば残ります」といった交渉の余地を残したりすると、話がこじれる原因になります。

会社に無用な期待をさせないためにも、「退職の意思は固い」という明確な態度で臨むことが重要です。

【応用編】しつこい引き止め・想定外の質問へのスマートな対処法

退職を伝えた際、強い引き止めにあうケースは少なくありません。ここでは、よくある引き止めのパターンと、それに対するスマートな対処法を解説します。

「給与を上げるから」と言われた場合の断り方

給与アップを提示された場合、一瞬心が揺らぐかもしれません。しかし、安易に残ると後悔する可能性が高いです。

返し方の例：
「大変ありがたいご提案ですが、今回の決断は給与だけが理由ではございません。自身のキャリアプランを熟考した上での結論ですので、お気持ちだけ頂戴いたします。」

あくまでお金の問題ではないという姿勢を貫きましょう。（出典: doda.jp) [12]

「後任がいない」と情に訴えられた場合の返し方

「君が辞めると部署が回らない」といった言葉は、上司の常套句です。人員配置は会社の経営課題であり、あなたが責任を感じる必要はありません。

返し方の例：
「ご迷惑をおかけすることは重々承知しております。だからこそ、退職日までに後任の方へしっかりと引き継ぎを行い、業務に支障が出ないよう最大限努力させていただきます。」

責任感の強さを見せることで、相手も納得しやすくなります。（出典: r-agent.com) [13]

「損害賠償だ」などと脅された場合の法的知識と相談先

万が一、「辞めるなら損害賠償を請求する」といった脅しを受けた場合でも、冷静に対応してください。

労働者には「退職の自由」が法律で保障されており、正当な手続きを踏んだ退職で損害賠償が認められるケースは、ほぼありません。

あまりに悪質な場合は、弁護士や労働基準監督署などの専門機関に相談しましょう。（出典: onehr.jp) [9]

退職理由の伝え方に関するよくある質問（FAQ）

まとめ：円満な「退職理由の伝え方」をマスターし、気持ちよく次のキャリアへ

この記事では、円満退職を実現するための「伝え方」に焦点を当て、具体的な準備から例文、トラブル対処法までを網羅的に解説しました。

本記事のポイント

• 退職の意思は「相談」ではなく「報告」として、固い決意をもって伝える。
• 給与や人間関係などネガティブな本音は、ポジティブな建前に変換する。
• 伝えるタイミングは1〜2ヶ月前、相手は直属の上司が鉄則。
• 感謝の気持ちと、責任ある引き継ぎの姿勢が円満退職の鍵。
• 例文を参考に、自分の状況に合った一貫性のあるストーリーを準備する。
• 会社の悪口や、上司を飛び越えるなどのNG行動は絶対に避ける。
• 強い引き止めには、感謝を述べつつも毅然とした態度で対応する。
• 法律は労働者の味方。「退職の自由」を理解し、不当な要求には屈しない。

あなたの次の一歩は、この記事で学んだことをもとに、自分だけの一貫した退職ストーリーを組み立てることです。

正しい知識と準備があれば、退職は決して怖いものではありません。お世話になった会社と良好な関係を保ち、あなた自身が気持ちよく次のステージへ進むために、この記事がその一助となれば幸いです。