【第4回】:書類を出す前に「もう1工夫」して内定率アップ!

 

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①職務経歴書が一通り完成したら・・・

誤字脱字

職務経歴書が一通り完成したら、“自己チェック”しましょう。特に気を付けたいのは、“誤字脱字”です。普段の軽いメールなどでの誤字脱字はご愛嬌として済まされるかもしれませんが、転職希望の企業に出す大切な書類と考えると、誤字脱字があると良い印象は持たれないものです。

よくよく考えてみれば、実務上、当たり前のことですが、不特定多数の手に渡る印刷物や取引先に渡す書類にミスがみつかったら、回収コストや間違いに起因するさまざまなトラブルに直面する場合があります。

見積書や請求書で数字を間違えたら大変な事態になります。実際に、こういったトラブルは良く起こりがちです。
ある企業の広報係が、1000万円かけてチラシを配布することになり、商品のチラシを作ったのですが、配布当日から数週間1本の電話も鳴りませんでした。それもそのはずです。そのチラシには“電話番号”などの“会社情報”が抜け落ちておりました。気付いたのはチラシを配布してから、数週間経った後だったという、嘘のような本当の実話です。

職務経歴書でも、時にはとんでもない間違えをして、そのまま送って来られる方が、いらっしゃいますので、注意が必要です。誰でもミスはするものですが、誤字脱字がないように努力することは社会人として大切なことです。

②誤変換。記入漏れ。

手書きの方には関係ありませんが、パソコンで職務経歴書を作られている方は、“誤変換”にも気を付けたいものです。

例えば、
「売上100万以上」と書くところを、
「売上100万異常間違えてこられたり、

「積極的に仕事を~」と書くところを、
「積極的に私事を~」と時に、全く正反対のことを書かれたり、

「○○大学に編入」と書くところを、
「○○大学に偏入と“偏入”という言葉が存在しないにもかかわらず、全く違う漢字を書き込んでこられることも中にはあります。

 

また“記入漏れ”という間違えも良くある失敗例です。

例えば、“日付”を記入せずに、いつ書いたものかわからない書類を提出している方もいらっしゃいます。また“学歴”を忘れているパターンもあります。職歴はしっかり書かれていても、学歴の部分が抜けているパターンです。

もしくは、“退職理由”を書くつもりが、抜け落ちており、「故意に書かなかったのではないか?」と採用担当者に思わせるような職務経歴書を作ってしまったパターンもあります。誤変換記入漏れも、注意したいところです。

③間違えを防ぐには?

誤字脱字や誤変換などを防ぐためには、書類の見直しが大切となります。まずは目を通して見てみましょう。とは言え、目で見るだけでは、やはり抜けが出てしまいます。そこで、別のどのような手が必要になってくるのでしょうか?

手っ取り早い方法は、その場でその文章を“音読”してみることです。

誤字脱字が発生していれば、すらすらと読めませんので、ただ見るだけの見直しより、間違えを見つけやすい方法です。また、Wordでの文章校正や文章チェックのソフトを使って確認するという手もあります。

④ダブルチェック

二人で確認

どんなにチェック回数を増やしたり、見直す時間を増やしたりしても、『自分の書いた文章を“自分で見直す”ことには、限界が生じます。』なぜなら、自分自身が書いた文章ですので、見直すという作業をしていたとしても、甘めに見てしまう傾向が出ます。

そのため、職務経歴書などの、重要な書類を作る際は、“ダブルチェック”が非常に有効です。ダブルチェックの優位性を表している統計データで下記のデータがあります。たとえば、書類の記入ミスが1000回に1回だったとすると、

  • 1人で作業してミスする確率 → 0.1%
  • 2人で確認してミスする確率 → 0.0001%

となります。仮に、1年に1000回書類を作るとすれば、

  • 1人で作業してミスする確率は → 1年に1回の確率で起こる
  • 2人で確認してミスする確率は → 1000年に1回の確率で起こる

見てのとおり、大きな違いとなります。故に、職務経歴書も完成して、1通りのチェックがすんだとしても、“誰かにチェックしてもらう”ことが非常に効果的です。

⑤ただチェックしてもらっても・・・?

前述にダブルチェックのことを書かせて頂きましたが、“職務経歴書”をチェックしてもらう相手は、“プロ”に見てもらうのが一番良い方法です。

“プロ”というのは、リクルートエージェントマイナビエージェントのような人材紹介や転職支援をしている会社といった、就職、転職するための専門知識を持った“専門家”のことです。

この転職の専門家は一般的に、キャリアコーディネーターキャリアコンサルタント転職コーディネーター転職コンサルタントのように呼ばれていることもあります。転職支援を提供するサービスでは、コーディネーターが必ずおりいろいろな転職の為のアドバイスを行っていたりもします。

 

さて、職務経歴書を作る際のダブルチェックはどうしてプロに頼むべきなのか?”

どうしてか?
確かに誰に頼んでも、ダブルチェックは出来ます。しかし、“ダブルチェック以上のことが出来ないからです。つまり、誤字脱字のチェックは出来たとしても、その職務経歴書が総合的に見て、企業の採用担当者に響く内容なのか?ということです。問題は素人目では、わかりづらいことです。

そこで“プロの目”を借りて、職務経歴書を見てもらって、全体の文章構成や記述内容などをチェックしてもらうことこそが、転職成功の近道となります。

⑥“転職のプロ”に見てもらうには?

職務経歴書をプロに見てもらいたい際は、転職支援のサービス・会社に登録して、利用するといいです。転職支援サービスでは、メールでの対応はもちろん来社してのサポートなどもあります。いきなり転職支援サービスの会社に行っても問題ありませんが、会社のスタッフにもいろいろ準備が必要です。

そのために、電話かメールで1度相談して、予約。その後、実際に面談しつつ、アドバイスするという流れが一般的です。面談の際も、特にスーツを着て、面接気分で来られなくとも、普段着で、気軽に転職支援サービスを利用すればいいと思います。その際に、良い求人情報があれば、その場で紹介してもらえることもあります

この文章をお読みになっている方も転職活動中と思いますが、転職活動とは、相談できる相手が少なく、孤独で、長く辛いという意見が大半です。

転職支援サービスなどを利用し、一人で考えこまない環境を作ることが転職成功への近道になるかと思います。私のこのサイトも何かしらの手助けになっていれば嬉しいです。

では、職務経歴書を書く際の注意点は以上にしまして、最後に職務経歴書の完成後と題して、次項は書かせて頂きます。

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